Qu’est-ce que le RAOTD

Chacun sait ou ne le sait pas encore mais tout pharmacien est tenu de transmettre à son office de tarification (OT) les prescriptions comprenant des médicaments ou produits de santé délivrés en tiers-payant afin que l’OT puisse tarifer, vérifier et facturer ces produits conformément aux règlements en vigueur. Mais quel est le rôle de l’OT lorsqu’il s’agit de prescriptions électroniques? Nous donnons la parole à Emmanuelle Vanmechelen, Directrice du CERPAN, Union professionnelle du Brabant wallon avec 200 membres et OT de 105 pharmacies de cette région.

Suite à l’introduction de la prescription électronique,  l’APB et OPHACO ont réfléchi à une structure commune permettant de  stocker ces ordonnances de façon sécurisée, intègre et complète. C’est ainsi qu’est né « RAOTD », abréviation de Recip-e Archiving OT/TD. Le pharmacien télécharge donc les ordonnances à partir de Recip-e et elles sont ensuite archivées sous forme électronique.

Fonctionnement

Emmanuelle Vanmechelen : « Les prescriptions électroniques sont archivées au moment de la clôture de la délivrance au patient et elles disparaissent aussitôt du serveur Recip-e . Au niveau de l’OT nous disposons d’un système automatisé pour télécharger, toutes les nuits, toutes les prescriptions archivées de tous les pharmaciens affiliés à notre OT. Après vérification par l’OT pour la tarification de ce qui est délivré en tiers-payant, les ordonnances papier retournent chez le pharmacien qui est tenu de les conserver au moins 10 ans. Quant aux ordonnances électroniques, l’archive permet de montrer la  preuve de ce que le médecin a prescrit. Avec le système RAOTD, développé par Farmaflux, on garantit que cette ordonnance est consultable pendant 10 ans et on garantit qu’il s’agit bien de la prescription originale. »

Pourquoi cela passe par une OT ?

Emmanuelle Vanmechelen : « Légalement*, le pharmacien a la possibilité de mandater son OT de prendre en charge l’archivage. L’OT pourra consulter une ordonnance archivée sur base de son RID, c’est-à-dire le Recip-e ID. L’ OT peut  garantir l’accès aux archives des ordonnances originales, tandis qu’une pharmacie peut fermer ou fusionner, changer de titulaire ou de propriétaire, ou le pharmacien peut changer de programme informatique. Sans RAOTD, tous ces changements risquent de compromettre le stockage de ces ordonnances. »

Avantages du RAOTD

Emmanuelle Vanmechelen : « RAOTD nous facilite le travail qui consiste entre autres à contrôler l’existence de l’ordonnance  et à vérifier que le contenu facturé aux organismes assureurs soit identique. Comme nous avons accès au fichier, nous n’avons pas besoin de l’ordonnance papier. Si nécessaire, nous pouvons consulter une prescription dès qu’elle est chargée même si elle n’est pas encore tarifée. Les ordonnances d’hier sont, par exemple, déjà consultables dans l’archive alors qu’elles ne sont pas encore passées en tarification.

Dans les ordonnances qu’on traite en tarification, il y a d’une part les ordonnances papier classiques et d’autre part les ordonnances électroniques. Nous avons aussi accès aux ordonnances de produits non remboursés en cas de besoin. Bien entendu, l’OT assure que la confidentialité de ces données soit respectée et que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès. On reçoit un rapport quotidien pour nous informer si l’archivage est bien passé et stipulant le nombre d’ordonnances tarifées et les éventuelles anomalies. Il s’agit, grosso modo, de 3000 ordonnances par jour, week-end compris. »

Emmanuelle conclut qu’un autre avantage de la structure RAOTD est que toutes les OT en font partie et ont financé ce service ensemble sauf la Westvlaamse qui a son propre service. De ce fait, même si un pharmacien change d’OT, il reste donc très facile de continuer à consulter les ordonnances. 

* Art 39 de l’AR du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens.