RAOTD in de kijker

Iedereen weet of weet het nog niet, maar iedere apotheker is verplicht om voorschriften van geneesmiddelen of gezondheidsproducten, die met de derdebetalersregeling worden afgeleverd, naar zijn tariferingsdienst (TD) te sturen, zodat die deze producten conform de geldende regelgeving kan tariferen, controleren en factureren. Maar wat is de rol van de TD als het gaat om elektronische voorschriften? Aan het woord is Emmanuelle Vanmechelen, directeur van CERPAN, de beroepsvereniging van Waals-Brabant met 200 leden en ook TD van 105 apotheken in deze regio.

Wat is RAOTD?

Na de invoering van het elektronisch voorschrift hebben APB en OPHACO nagedacht over een gemeenschappelijke structuur om deze voorschriften op een veilige, geïntegreerde en volledige manier op te slaan. Zo ontstond “RAOTD”, afkorting van Recip-e Archiving OT/TD. De apotheker laadt de voorschriften op vanuit Recip-e waarna ze elektronisch worden gearchiveerd.

Hoe werkt het?

Emmanuelle Vanmechelen: “Op het moment dat de levering aan de patiënt wordt afgesloten, worden elektronische voorschriften dus gearchiveerd en verdwijnen ze onmiddellijk van de Recip-e server. Als TD beschikken we over een geautomatiseerd systeem dat elke nacht alle gearchiveerde voorschriften van de bij ons aangesloten apothekers downloadt. Nadat we de tarifering van de producten die afgeleverd werden in de derdebetalersregeling hebben gecontroleerd, worden de papieren voorschriften geretourneerd aan de apotheker, die ze ten minste 10 jaar moet bewaren. Voor elektronische voorschriften levert het archief het bewijs van wat de arts heeft voorgeschreven en dankzij het RAOTD-systeem, ontwikkeld door Farmaflux, wordt gegarandeerd dat dit voorschrift 10 jaar raadpleegbaar is en dat het wel degelijk om het oorspronkelijke voorschrift gaat.”

Waarom gebeurt de archivering via een TD?

Emmanuelle Vanmechelen: “Wettelijk* heeft de apotheker de mogelijkheid om zijn TD te belasten met de archivering. De TD kan een gearchiveerd voorschrift raadplegen op basis van de RID, dit is de Recip-e ID. Een voordeel is dat de toegang tot de archieven van de oorspronkelijke voorschriften via de TD gegarandeerd blijft, terwijl een apotheek kan sluiten of fuseren, van titularis of eigenaar kan veranderen, of de apotheker kan beslissen van computerprogramma te veranderen. Zonder RAOTD zouden al deze veranderingen de opslag van deze voorschriften in gevaar kunnen brengen. “

Voordelen van de RAOTD

Emmanuelle Vanmechelen: “Daarnaast maakt RAOTD het ons gemakkelijker om het bestaan van het voorschrift te controleren en te checken of de inhoud die aan de verzekeraars wordt gefactureerd identiek is. Aangezien we toegang hebben tot het dossier, hebben we het papieren voorschrift niet nodig. Eventueel kunnen we een voorschrift zelfs bekijken zodra het opgeladen is, ook al is het nog niet getarifeerd. Dat geldt bijvoorbeeld voor de voorschriften van gisteren die we vandaag al kunnen raadplegen in het archief.

De voorschriften die in de tarifering worden verwerkt, zijn zowel traditionele papieren voorschriften als elektronische. We hebben ook toegang tot voorschriften voor niet-terugbetaalde producten wanneer dat nodig is. Uiteraard zorgt de TD ervoor dat de vertrouwelijkheid van deze gegevens wordt gerespecteerd en dat alleen bevoegde personen er toegang toe hebben. Wij ontvangen dagelijks een rapport om ons te informeren of de archivering goed verlopen is met de vermelding van het aantal betaalde voorschriften en eventuele anomalieën. Het gaat om ruwweg 3000 voorschriften per dag, ook in het weekend. »

Emmanuelle concludeert dat een ander voordeel van de RAOTD-structuur is dat alle TD’s er deel van uitmaken en deze dienst gezamenlijk hebben gefinancierd, behalve de Westvlaamse die een eigen dienst heeft. Het gevolg is dat zelfs als een apotheker van TD verandert, het nog steeds heel gemakkelijk is om voorschriften te blijven raadplegen.

* Art 39 van het Koninklijk Besluit van 21 januari 2009 betreffende de instructies voor apothekers.